8 godzin to tylko jedna z opcji. Sprawdź, jaki system czasu pracy pasuje do Twojej firmy

Czy można pracować 12 godzin dziennie i nie łamać prawa? Albo zaczynać zmianę codziennie o innej porze, nie tracąc przy tym kontroli nad zespołem? Można – pod warunkiem, że znasz systemy czasu pracy i potrafisz je legalnie wdrożyć. Dobrze dobrany system to nie tylko zgodność z Kodeksem pracy, ale też większa efektywność, lepsze morale w zespole i mniej nadgodzin. Ten przewodnik pomoże Ci wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy i uniknąć kosztownych błędów.

System czasu pracy definiuje ramy legalnego zarządzania godzinami pracowników

Zgodnie z art. 129 §1 Kodeksu pracy, system czasu pracy to ustalony sposób organizowania i rozliczania czasu, jaki pracownik przeznacza na wykonywanie obowiązków służbowych. To fundament każdej relacji pracodawca–pracownik. Wybór właściwego systemu ma znaczenie nie tylko dla wygody organizacyjnej, ale przede wszystkim dla legalności działania firmy.

Pracodawca nie może dowolnie kształtować harmonogramów. Każdy system musi być zgodny z przepisami – zarówno w zakresie norm dobowych i tygodniowych, jak i odpoczynków. Inaczej może narazić się na kary inspekcji pracy, a nawet roszczenia ze strony pracowników.

Kodeks pracy przewiduje kilka systemów czasu pracy – wybór zależy od specyfiki działalności

Kodeks pracy w art. 135–138 przewiduje następujące systemy czasu pracy:

• Podstawowy system czasu pracy – 8 godzin na dobę, 40 godzin tygodniowo. To domyślna forma czasu pracy, chyba że wprowadzono inne zasady.
  
  
• Równoważny system czasu pracy – umożliwia wydłużenie dobowego wymiaru pracy nawet do 12 godzin (w szczególnych przypadkach do 24). Wymaga jednak wyrównania średniotygodniowej normy w okresie rozliczeniowym.
  
  
• System przerywanego czasu pracy – zakłada przerwę w pracy w ciągu dnia (maks. 5 godzin). Obecnie stosowany rzadko.
  
  
• Zadaniowy system czasu pracy – idealny przy pracy, której nie da się rozliczać godzinowo. Liczy się wykonanie zadania, nie obecność.
  
  
• Weekendowy system czasu pracy – umożliwia pracę wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.
  
  
• Ruchomy czas pracy – dopuszcza różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach. Elastyczny i przyjazny pracownikom.

Każdy system ma swoje plusy i ograniczenia. Równoważny może się świetnie sprawdzić w zakładzie produkcyjnym, a zadaniowy w pracy zdalnej lub kreatywnej.

Wybór systemu powinien być poparty analizą potrzeb firmy i zapisany w regulaminie

Nie wystarczy „umówić się” z pracownikiem na konkretne godziny. System czasu pracy musi być wdrożony formalnie poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub umowę o pracę (jeśli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu).

Nielegalne zmiany w organizacji czasu pracy mogą skutkować nie tylko karami, ale też koniecznością wypłaty dodatków za nadgodziny, nawet jeśli pracownik ich nie zgłaszał.

Okres rozliczeniowy a elastyczność w systemach równoważnych

System równoważny czy zadaniowy nie mógłby istnieć bez pojęcia okresu rozliczeniowego. Zgodnie z art. 129 §3 Kodeksu pracy, okres rozliczeniowy może wynosić maksymalnie:

• 4 miesiące w normalnych warunkach,
  
  
• 1 miesiąc w systemie przerywanym,
  
  
• do 12 miesięcy w szczególnych przypadkach, przy uzasadnieniu organizacyjnym lub technologicznym.

To właśnie w tych ramach należy bilansować czas pracy, np. pozwalając na dłuższe zmiany jednego dnia i krótsze w innym.

Naruszenie zasad systemu czasu pracy może prowadzić do nadgodzin i roszczeń pracowniczych

Jednym z najczęstszych błędów pracodawców jest nieświadome wprowadzanie nadgodzin lub naruszenie doby pracowniczej (czyli 24 godzin od rozpoczęcia pracy). Jeśli pracownik w systemie podstawowym kończy pracę o 22:00 i ma wrócić na 6:00 rano — mamy problem.

Nadgodziny powinny być rekompensowane zgodnie z art. 151(1) Kodeksu pracy – dodatkiem 50% lub 100%, lub czasem wolnym. W systemach zadaniowych czy równoważnych również możliwe są nadgodziny, zwłaszcza jeśli nie pilnuje się przeciętnej normy tygodniowej.

Elastyczne systemy czasu pracy wspierają work-life balance, ale wymagają kontroli

Systemy ruchome i zadaniowe to rozwiązania nowoczesne – wspierające pracowników w godzeniu życia prywatnego i zawodowego. Ich wprowadzenie wymaga jednak dobrej dokumentacji i nadzoru, by nie doprowadzić do nadużyć.

W szczególności w systemie zadaniowym konieczne jest precyzyjne określenie zadań – ich liczby, rodzaju i przewidywanego czasu wykonania. Inaczej może dojść do sytuacji, w której pracownik jest de facto zobowiązany do pracy w nadgodzinach bez rekompensaty.

Ewidencja czasu pracy to obowiązek, niezależnie od systemu

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy), niezależnie od tego, jaki system stosuje. Nawet w systemie zadaniowym powinno być jasne, że pracownik nie przekracza tygodniowych norm, a odpoczynki są zachowane.

Od 2023 roku obowiązek ten w określonych przypadkach dotyczy również zleceniobiorców. Zaniedbanie ewidencji może skutkować mandatem lub grzywną do 30 000 zł.

‍

Czytaj także:

Trzy miesiące płatnego wolnego – propozycja urlopu regeneracyjnego dla każdego pracownika

Praca na nocki – co musisz wiedzieć, zanim podejmiesz się nocnej zmiany

Sen to najskuteczniejszy benefit dla Twojej kariery