,
Czy każda wydana złotówka w firmie może obniżyć Twój podatek? Niekoniecznie, ale wiele z nich może! Właśnie dlatego warto dobrze zrozumieć, czym dokładnie są koszty uzyskania przychodów i w jakim kontekście można tak traktować poszczególne wydatki. Dla przedsiębiorców i osób na umowach to jeden z ważniejszych tematów, bo odpowiednie rozliczenie może oznaczać spore oszczędności.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wszystkie wydatki, które ponosisz po to, aby osiągnąć przychód lub zachować/utrzymać jego źródło. W skrócie: jeśli coś kupujesz czy inwestujesz, żeby Twoja firma mogła zarabiać – prawdopodobnie możesz to rozliczyć jako koszt.
Przykład? Jeśli prowadzisz działalność i kupujesz laptopa do pracy, ten wydatek może zmniejszyć podstawę opodatkowania. A to oznacza jedno – niższy podatek do zapłaty.
Warto znać zasady rozliczania kosztów uzyskania przychodu, bo:
- pozwalają optymalizować podatki,
- pomagają planować budżet firmy,
- uczą przedsiębiorczego podejścia do wydatków.
Ale uwaga, nie każdy koszt „przechodzi” w oczach urzędu skarbowego. Dlatego teraz przejdźmy do konkretów.
Kawa, marketing, usługi i samochód jako koszty uzyskania przychodu – to zależy
Niektóre wydatki wydają się oczywiste. Inne – zaskakują. Sprawdźmy na przykładach, co możesz, a czego raczej nie powinieneś zaliczać do kosztów.
Sprzęt do pracy to dość oczywisty koszt uzyskania przychodu. Są jednak warunki
Wrzucanie sprzętów w koszty zazwyczaj nie budzi wątpliwości. Trzeba jednak pilnować, aby jego przeznaczenie było zgodne z deklaracją.
Do kosztów w temacie sprzętów można zaliczyć:
- laptop, monitor, drukarka – jeśli są używane w firmie,
- telefon służbowy,
- oprogramowanie księgowe lub projektowe.
Nie możesz jednak ująć w kosztach następujących rzeczy:
- sprzętu używanego wyłącznie prywatnie,
- konsoli do gier (chyba że prowadzisz firmę zajmującą się testowaniem gier).
Usługi, które wchodzą w koszt uzyskania przychodu
Prowadząc działalność, nierzadko masz potrzebę skorzystania z usług innych firm. Co możesz rozliczyć w ramach kosztu uzyskania przychodu?
- obsługę księgową,
- usługi prawne,
- subskrypcje biznesowe (np. Canva, Adobe, ChatGPT, jeśli są wykorzystywane w pracy).
Usługi, których nie można wliczać do kosztów uzyskania przychodu, to np.:
- Netflixa „do relaksu”,
- usługi stylistki, jeśli nie mają związku z profilem działalności.
Wydatki związane z samochodem mogą w większości stanowić koszt uzyskania przychodu
Wykorzystując samochód do prowadzenia firmy, możesz niemal wszystkie wydatki z nim związane potraktować jako koszt uzyskania przychodu. W szczególności będą to:
- paliwo (jeśli auto jest zarejestrowane na firmę),
- leasing,
- ubezpieczenie OC/AC dla auta firmowego.
Pamiętaj jednak, że do kosztów uzyskania przychodu nie zaliczysz:
- mandatu za przekroczenie prędkości,
- kosztów prywatnych podróży autem firmowym.
Delegacje jako koszt uzyskania przychodu
Wyjeżdżając służbowo, w koszty uzyskania przychodu możesz wliczyć:
- bilety lotnicze, hotel, diety – jeśli wyjazd jest służbowy,
- wydatki na taksówki, dojazdy na spotkania z klientami.
Jednak Twoje wydatki na delegację mogą budzić wątpliwości, jeśli potraktujesz to zbyt luźno. Do kosztów uzyskania przychodu nie możesz wliczyć:
- wycieczki rodzinnej połączonej z „krótkim mailem do klienta”,
- noclegów o luksusowym charakterze, które nie mają uzasadnienia biznesowego.
Koszty uzyskania przychodu a marketing
Działania marketingowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile będą to działania związane z konkretnymi inicjatywami, np.:
- reklamy na Facebooku i Google,
- druk ulotek, wizytówek,
- wynajęcie agencji marketingowej.
Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu marketingu nie zaliczysz:
- prezentów o dużej wartości bez oznaczenia firmy,
- sponsorowania wydarzeń niezwiązanych z działalnością firmy.
A co z tą kawą wrzuconą w koszty uzyskania przychodu?
Kawa, woda czy herbata w biurze – tak, to może być koszt uzyskania przychodu, jeśli są one przeznaczone dla pracowników lub klientów. Kawa do domowego ekspresu raczej już nie przejdzie – chyba że prowadzisz kawiarnię i robisz testy jakości.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa jest jeszcze bardziej skomplikowana – jeśli nie zatrudniasz pracowników ani nie przyjmujesz klientów w domowym biurze, fiskus może zakwestionować taki wydatek jako koszt firmowy. Musisz wykazać, że kawa faktycznie służy prowadzeniu działalności, np. jest częścią spotkań z kontrahentami lub niezbędnym elementem codziennej pracy – choćby dla utrzymania efektywności.
Czytaj także:
CEIDG bez tajemnic. Kompletny przewodnik dla przedsiębiorcy
Składka zdrowotna 2025. Wszystko, co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca i nie tylko
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co musisz wiedzieć?
Data aktualizacji:
2025-05-13
