Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 2024 - co musisz wiedzieć?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to gorący temat wśród polskich pracodawców i pracowników.

Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym rośnie na znaczeniu. ZFŚS jest kluczowym narzędziem wspierającym dobrostan Twoich ludzi.

Dla kadry zarządzającej i specjalistów HR, zrozumienie zasad funkcjonowania funduszu to konieczność. Dzięki temu nie tylko lepiej wspieramy pracowników, firma również zyskuje m.in. w odpisach podatkowych.

W artykule przedstawimy, czym dokładnie jest ZFŚS, jakie korzyści niesie, oraz jak go efektywnie wykorzystać.

‍

Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to fundusz wspierający, utworzony głównie z myślą o niesieniu pomocy materialnej pracownikom i ich rodzinom.

Jego głównym celem jest poprawa warunków socjalnych zatrudnionych osób przez dofinansowanie różnych form wsparcia, takich jak dofinansowanie do wypoczynku, pomoc w trudnych sytuacjach życiowych czy wsparcie finansowe na cele edukacyjne dla dzieci pracowników.

Fundusz ten jest regulowany przez ustawę o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, która szczegółowo określa zasady jego tworzenia, zarządzania oraz wykorzystywania środków w sposób przejrzysty i zgodny z prawem.

Dzięki ZFŚS, pracownicy mogą liczyć na dodatkowe wsparcie w sytuacjach, które wymagają szczególnej troski i pomocy.

‍

Czy ZFŚS jest obowiązkowy w firmie?

Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) zależy przede wszystkim od wielkości i rodzaju pracodawcy. Przepisy jasno określają, kto musi, a kto może — ale nie musi — taki fundusz utworzyć.

ZFŚS jest obligatoryjny dla:

• pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – obowiązek ten wynika wprost z ustawy i dotyczy wszystkich firm przekraczających wskazany próg zatrudnienia, niezależnie od branży czy formy prawnej działalności;
• jednostek budżetowych i samorządowych – w ich przypadku utworzenie funduszu jest obowiązkowe bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Dotyczy to m.in. urzędów, szkół, przedszkoli, instytucji kultury czy ośrodków pomocy społecznej.

Z kolei pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników (również przeliczeniowo na pełne etaty) mają możliwość dobrowolnego utworzenia ZFŚS. Decyzja o jego powołaniu może wynikać z chęci zaoferowania dodatkowych świadczeń dla pracowników, budowania przewagi konkurencyjnej na rynku pracy lub odpowiedzi na potrzeby zespołu.

Warto dodać, że niezależnie od tego, czy fundusz jest obowiązkowy, czy tworzony dobrowolnie, jego funkcjonowanie musi być zgodne z przepisami ustawy o ZFŚS oraz uregulowane wewnętrznym regulaminem, który określa m.in. zasady podziału środków, kryteria przyznawania świadczeń i formy pomocy. Decyzja o powołaniu ZFŚS to nie tylko kwestia obowiązku prawnego – to również strategiczne narzędzie budowania zaangażowania, lojalności i poczucia bezpieczeństwa pracowników.

‍

‍

Kto może skorzystać z pieniędzy z Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to instrument wsparcia o szerokim zasięgu, który nie ogranicza się wyłącznie do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Choć pracownicy etatowi stanowią główną grupę beneficjentów, przepisy przewidują możliwość objęcia pomocą również ich rodzin, byłych pracowników, a w szczególnych przypadkach także osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne. Zakres ten zależy jednak od zapisów zawartych w regulaminie ZFŚS, który każda firma tworzy indywidualnie.

Pracownicy i ich rodziny

Z pomocy finansowej mogą korzystać wszyscy pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę – bez względu na rodzaj tej umowy (na czas określony, nieokreślony, na pełen lub część etatu). Co istotne, wsparcie może być kierowane nie tylko do samych pracowników, ale również do członków ich rodzin. Dotyczy to w szczególności małżonków, dzieci – zarówno biologicznych, jak i adoptowanych – a także innych osób pozostających na utrzymaniu pracownika i zamieszkujących z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Tak szeroki zakres uprawnionych sprawia, że fundusz ma realny wpływ na sytuację socjalną całych rodzin, a nie tylko jednostek.

ZFŚS a osoby zatrudnione na umowę zlecenie

Osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, z zasady nie są objęte uprawnieniami do korzystania ze środków funduszu. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy o ZFŚS. Jednak pracodawcy mają możliwość dobrowolnego rozszerzenia katalogu osób uprawnionych do świadczeń socjalnych. Jeśli chcą objąć zleceniobiorców pomocą z funduszu, muszą uwzględnić ich w regulaminie ZFŚS. Takie rozwiązanie, choć fakultatywne, może być wyrazem inkluzywnego podejścia do różnych form zatrudnienia i budować wizerunek pracodawcy dbającego o wszystkich współpracowników.

ZFŚS dla byłych pracowników – emerytów i rencistów

Z funduszu mogą korzystać również osoby, które zakończyły już swoją aktywność zawodową, pod warunkiem że dany zakład pracy był ich ostatnim miejscem zatrudnienia przed przejściem na emeryturę lub rentę. Dotyczy to zarówno byłych pracowników administracyjnych, jak i produkcyjnych – niezależnie od stanowiska czy stażu pracy. Włączenie tej grupy do systemu świadczeń socjalnych stanowi wyraz uznania za lata pracy oraz przyczynia się do budowania pozytywnych relacji międzypokoleniowych w organizacji. Wsparcie może obejmować m.in. dopłaty do wypoczynku, pomoc finansową w trudnych sytuacjach losowych czy dofinansowanie wydarzeń integracyjnych dla seniorów. Niezwykle ważne jest jednak, aby takie uprawnienie zostało wyraźnie zapisane w regulaminie funduszu.

ZFŚS dla dzieci pracowników

Dzieci pracowników mogą być beneficjentami szeregu form wsparcia finansowego, których celem jest wspieranie ich rozwoju, edukacji i wypoczynku. W ramach ZFŚS można przyznać dofinansowanie do kolonii letnich, zimowisk, obozów językowych, a także opłacić część kosztów opieki przedszkolnej lub zajęć dodatkowych. Pracodawcy często organizują również wydarzenia rodzinne, takie jak pikniki firmowe, mikołajki czy dni otwarte, które budują więź między firmą a rodziną pracownika.

Dzięki tym inicjatywom fundusz staje się realnym narzędziem wpływającym na poprawę jakości życia całych rodzin, a także skutecznym elementem budowania zaangażowania i lojalności pracowników wobec firmy. Coraz częściej pracodawcy oferują także dofinansowanie zakupu materiałów edukacyjnych, organizują tematyczne warsztaty rozwojowe czy zapewniają dzieciom dostęp do nowoczesnych technologii wspierających naukę.

Formy wsparcia dla dzieci pracowników obejmują między innymi:

• dofinansowanie wypoczynku letniego i zimowego (kolonii, obozów, półkolonii),
• dopłaty do opieki przedszkolnej i żłobkowej,
• wsparcie w zakresie edukacji szkolnej i pozaszkolnej,
• organizację warsztatów i zajęć tematycznych,
• zakup materiałów edukacyjnych,
• dostęp do nowoczesnych technologii edukacyjnych (np. sprzęt komputerowy, oprogramowanie edukacyjne),
• organizację wydarzeń rodzinnych – pikników, festynów, świątecznych spotkań z Mikołajem.

‍

Na co mogę przeznaczyć środki z Funduszu?

Środki zgromadzone w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) mogą być przeznaczone na szeroki wachlarz celów, takich jak

• dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin
• organizowanie i wspieranie działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowej
• udzielanie pomocy materialnej osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej
• wsparcie finansowe związane z celami mieszkaniowymi, w tym pożyczki na remonty czy pomoc w zakupie mieszkania

‍

Na co NIE można wykorzystać środków z ZFSŚ?

Środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie można wykorzystać na cele niezwiązane bezpośrednio z działalnością socjalną lub wypoczynkową pracowników i ich rodzin.

‍

Fundusz nie może być przeznaczony na:

• bieżące koszty działalności operacyjnej firmy
• wynagrodzenia pracowników
• zakup sprzętu biurowego
• finansowanie działań o charakterze komercyjnym lub promocyjnym, które nie wspierają bezpośrednio dobrostanu pracowników
• ubezpieczenia dla pracowników
• zakwaterowanie, np. w czasie delegacji
• dowóz do pracy, np. wynajęcie autobusu lub zwrot kosztów za paliwo
• wyżywienie, w tym posiłki pracownicze lub karty lunchowe
• składki na ubezpieczenie społeczne

‍

ZFŚS a zwolnienie z podatku

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stanowi ważny aspekt finansowy dla każdej firmy.

‍

Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2024?

W 2024 roku podstawą do naliczania odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne z drugiej połowy 2023 roku, które wyniosło 6445,71 zł.

Odpis wynosi 37,5% tej kwoty na jednego pełnoetatowego pracownika, a w przypadku pracowników młodocianych i tych wykonujących pracę w szczególnych warunkach, wartości te są odpowiednio zmodyfikowane.

‍

• Dla pełnoetatowego pracownika: 37,5% z 6445,71 zł = 2417,14 zł
• Dla pracownika młodocianego: (odpis procentowy zależny od wieku i rodzaju zatrudnienia, zwykle niższy)
• Dla pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach: (odpis procentowy wyższy ze względu na stan pracy)

‍

Pamiętaj, że konkretne odpisy dla różnych kategorii pracowników mogą się różnić w zależności od indywidualnych ustaleń firm i ich regulaminów.

‍

‍

Jakie inne benefity mogę zapewnić pracownikom?

‍

Twoja firma może oferować pracownikom dodatkowe benefity, które przyczyniają się do zwiększenia satysfakcji i zaangażowania. Zrozumienie i dostosowanie pakietu benefitów do potrzeb pracowników może nie tylko przyciągnąć nowych talentów, ale także zatrzymać kluczowe osoby w firmie na dłużej, wzmacniając kulturę organizacyjną i produktywność.

‍

Karta Lunchowa

Karta lunchowa to popularny benefit, który wspiera zdrowe nawyki żywieniowe pracowników. Może być wykorzystywana do zakupu posiłków w różnych miejscach, co sprzyja wygodzie i oszczędności czasu. Karta lunchowa umożliwia oszczędności na składkach ZUS do 2000 zł rocznie.

‍

‍

‍

‍

‍

System Kafeteryjny

System Kafeteryjny to benefit, który został stworzony z myślą o wsparciu działów HR w zarządzaniu ZFŚS. Środki z ZFŚS są dystrybuowane do pracowników z wykorzystaniem kafeterii. To pozwala oszczędzić czas pracownikom działu HR, a zarazem ułatwia wszystkim zatrudnionym w firmie dostęp do benefitów i indywidualne zarządzanie nimi.

Kafeteria pomaga również pracownikom wykorzystać wszystkie przysługujące im środki, w całości. Bez kafeterii pracownicy często nie wykorzystują w pełni możliwości, które daje im Zakładowy Fundusz Świadczeń Pracowniczych.

‍

‍

‍

‍

Dzięki personalizacji benefitów w kafeterii, każdy pracownik może korzystać z tych ofert, zniżek i rabatów, które najlepiej spełniają jego oczekiwania, co zwiększa zadowolenie i zaangażowanie zespołu.

‍

Karta podarunkowa

Przedpłacone karty podarunkowe to łatwy i efektywny sposób na nagradzanie pracowników, który ma wiele zalet. Dzięki nim pracownicy mają swobodę w wydatkowaniu środków według własnych potrzeb i preferencji, co sprawia, że czują się bardziej docenieni i motywowani. Karty podarunkowe to nie tylko świetna forma uznania za dobrze wykonaną pracę, ale także idealny prezent na święta. Jeśli zdecydujesz się podarować pracownikom kartę podarunkową na święta to możesz skorzystać z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych aby je sfinansować.

‍

‍

‍

Karta sportowa

Karta sportowa umożliwia dostęp do różnorodnych obiektów sportowych, co sprzyja zdrowemu trybowi życia i integracji pracowników poza biurem.

‍

Ubezpieczenie medyczne

Prywatna opieka medyczna zapewnia pracownikom szybki i kompleksowy dostęp do usług zdrowotnych, co wpływa na ich poczucie bezpieczeństwa i komfortu.

‍

Praca zdalna i hybrydowa

Możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej to odpowiedź na rosnące wymagania nowoczesnych pracowników, którzy cenią sobie swój czas i elastyczność. Dzięki temu modelowi pracy, mogą lepiej zarządzać swoim harmonogramem, łącząc obowiązki zawodowe z życiem prywatnym.

‍

Elastyczny czas pracy

Elastyczny czas pracy pozwala pracownikom dostosować godziny pracy do ich indywidualnych potrzeb, co zwiększa ich zadowolenie i produktywność. Dzięki temu mogą lepiej zarządzać swoim czasem, np. dostosować grafik do obowiązków domowych czy zainteresowań osobistych. Taka elastyczność sprzyja także lepszemu balansowi między życiem zawodowym a prywatnym, co ma pozytywny wpływ na zdrowie psychiczne i ogólne samopoczucie pracowników.

‍

‍

ZFŚS w pigułce

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest nieocenionym narzędziem wspierającym pracowników i ich rodziny poprzez różnorodne formy pomocy, takie jak dofinansowanie do wypoczynku, aktywności sportowej oraz dostępu do kultury. Możliwa jest też pomoc finansowa w trudnych sytuacjach życiowych, czy też wsparcie edukacyjne dla dzieci pracowników.

Dzięki wszechstronności jego zastosowania, pracodawcy mogą realnie wpływać na poprawę jakości życia swoich pracowników, co z kolei przekłada się na ich lojalność i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.

ZFŚS to również element budujący pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy, który dba o dobrostan swojego zespołu, co może przyciągać nowych, wartościowych kandydatów do pracy oraz wzmacniać relacje z aktualnymi pracownikami.

Długofalowe inwestowanie w ZFŚS to inwestycja w kapitał ludzki, który jest najcenniejszym zasobem każdej firmy.

‍

‍

Szukasz odpowiednich benefitów pracowniczych? Skontaktuj się z nami!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach, jakie daje ZFŚS lub poszukujesz dodatkowych benefitów dla swoich pracowników, skontaktuj się z nami.

Pomożemy Ci stworzyć pakiet, który będzie odpowiadać na potrzeby Twojego zespołu!

‍

‍