Zwolnienia grupowe – kiedy firma może je przeprowadzić i co to oznacza dla pracowników?

Zwolnienia grupowe to proces regulowany przepisami Ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Ich przeprowadzenie wymaga spełnienia konkretnych przesłanek oraz zastosowania określonej procedury. Pracodawca nie może więc w dowolnym momencie podjąć decyzji o zwolnieniu większej liczby pracowników bez konsultacji i bez dopełnienia określonych obowiązków formalnych.

Zwolnienia te różnią się od indywidualnych wypowiedzeń, ponieważ dotyczą większej grupy zatrudnionych i muszą wynikać z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy – takich jak reorganizacja, restrukturyzacja, likwidacja stanowisk czy spadek zapotrzebowania na określone usługi lub produkty.

‍

Pracodawca może przeprowadzić zwolnienia grupowe tylko w określonych sytuacjach

Zwolnienia grupowe są instytucją prawną, której zastosowanie zostało ściśle określone w przepisach. Nie mogą być traktowane jako elastyczne narzędzie kadrowe, wykorzystywane wedle uznania pracodawcy, lecz jako procedura wymagająca precyzyjnego uzasadnienia oraz spełnienia ustawowych warunków. Ich podstawową cechą jest to, że dotyczą większej liczby pracowników i wynikają z przyczyn niezależnych od poszczególnych osób, takich jak trudności ekonomiczne firmy, zmiany organizacyjne, likwidacja działów, przeniesienie części działalności czy automatyzacja procesów.

Nie każdy przypadek masowych zwolnień można jednak z góry zakwalifikować jako „grupowy”. Kluczowe znaczenie mają tutaj dwa elementy: liczba osób, których dotyczy rozwiązanie stosunku pracy, oraz czas, w jakim ta decyzja została podjęta. Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników z 13 marca 2003 roku wskazuje wyraźnie, że do uznania, iż mamy do czynienia ze zwolnieniem grupowym, musi dojść do przekroczenia określonych progów liczbowych w ściśle określonym okresie – wynoszącym 30 dni kalendarzowych.

Oznacza to, że nie tylko skala redukcji etatów, ale i jej tempo ma znaczenie. Rozłożenie zwolnień w czasie może skutkować tym, że formalnie nie zostanie przekroczony próg wymagany dla zastosowania przepisów o zwolnieniach grupowych, mimo że faktycznie dojdzie do istotnego ograniczenia zatrudnienia. Dlatego ważne jest, aby pracodawcy analizowali swoje decyzje w kontekście nie tylko liczby wypowiedzianych umów, lecz także ram czasowych, w jakich one następują.

Dodatkowo należy podkreślić, że kwalifikacja zwolnienia jako grupowego nie zależy od rodzaju umowy o pracę (np. na czas określony czy nieokreślony), lecz od faktu jej rozwiązania z inicjatywy pracodawcy z przyczyn niezależnych od pracownika. Co istotne, w analizowanej liczbie zwolnień uwzględnia się nie tylko wypowiedzenia dokonane jednostronnie przez pracodawcę, ale również sytuacje, w których dochodzi do rozwiązania umowy za porozumieniem stron – pod warunkiem, że inicjatywa takiego zakończenia stosunku pracy wyszła od pracodawcy.

W świetle obowiązujących przepisów, zwolnienia grupowe mają miejsce wtedy, gdy w ciągu 30 dni pracodawca zatrudniający:

• co najmniej 20 pracowników rozwiązuje stosunki pracy z minimum 10 osobami – jeśli ogólne zatrudnienie wynosi mniej niż 100 osób
• minimum 10% załogi – gdy firma zatrudnia od 100 do 299 osób
• co najmniej 30 pracowników – w przypadku zatrudnienia 300 lub więcej osób

Do wspomnianych limitów wliczają się zarówno osoby, które otrzymały wypowiedzenie umowy o pracę, jak i pracownicy, z którymi zawarto porozumienie w sprawie rozwiązania umowy – o ile decyzja o takim porozumieniu wynikała z inicjatywy zakładu pracy, a nie zatrudnionego. Przepis ten ma zapobiegać obchodzeniu ustawowych progów poprzez zawieranie formalnie dobrowolnych porozumień z pracownikami w celu uniknięcia procedury grupowej.

W efekcie każda firma planująca większe zmiany kadrowe musi uważnie analizować zarówno liczbę planowanych zwolnień, jak i przyczyny ich przeprowadzenia, aby móc w sposób zgodny z prawem wdrożyć procedurę i spełnić związane z nią obowiązki – zarówno wobec pracowników, jak i instytucji publicznych.

‍

Zwolnienia grupowe wymagają konsultacji ze związkami zawodowymi i poinformowania urzędów

Procedura zwolnień grupowych nie może być przeprowadzona jednostronnie ani w sposób arbitralny. Choć to pracodawca ponosi ostateczną odpowiedzialność za decyzje kadrowe, musi on przestrzegać ściśle określonych etapów i obowiązków proceduralnych wynikających z przepisów prawa. Jednym z kluczowych elementów tego procesu są konsultacje z przedstawicielami pracowników oraz obowiązek współpracy z instytucjami publicznymi, w tym powiatowym urzędem pracy. Zaniedbanie tych wymogów może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno prawnymi, jak i wizerunkowymi.

Przede wszystkim, jeżeli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego przystąpienia do konsultacji z ich reprezentantami. Jeśli związek zawodowy nie funkcjonuje w organizacji, konsultacje prowadzone są z przedstawicielami pracowników wyłonionymi zgodnie z wewnętrznymi regulacjami firmy. Ustawodawca nie pozostawia tutaj pola do dowolnej interpretacji – konsultacje są obowiązkowe i powinny odbywać się w dobrej wierze, z realną możliwością wywarcia wpływu na ostateczne decyzje dotyczące zwolnień.

Celem konsultacji nie jest jedynie formalne dopełnienie obowiązku, ale rzeczywista wymiana informacji i wspólne poszukiwanie rozwiązań, które mogłyby złagodzić skutki planowanych zwolnień. Podczas spotkań powinny zostać szczegółowo omówione:

• przyczyny ekonomiczne, organizacyjne lub technologiczne leżące u podstaw planowanych zwolnień,
• liczba i grupy zawodowe pracowników, których redukcje będą dotyczyć,
• okres, w jakim mają być realizowane wypowiedzenia,
• kryteria doboru pracowników do zwolnienia,
• kolejność dokonywania wypowiedzeń oraz ewentualne możliwości przesunięć kadrowych,
• propozycje działań łagodzących skutki zwolnień, w tym np. pomoc w znalezieniu nowego zatrudnienia, przekwalifikowanie czy objęcie programami outplacementowymi.

Konsultacje powinny zostać udokumentowane, a ich wynik może przyjąć formę porozumienia. W przypadku braku porozumienia – po upływie 20 dni od momentu przedstawienia propozycji przez pracodawcę – to on sam podejmuje decyzję o kształcie zwolnień, jednak nadal musi respektować inne obowiązki przewidziane w ustawie.

Po zakończeniu etapu konsultacyjnego, pracodawca ma obowiązek poinformować na piśmie właściwy powiatowy urząd pracy o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych. Informacja ta powinna zawierać szczegółowe dane dotyczące przyczyn zwolnień, liczby i grup zawodowych pracowników objętych planem, a także przewidywanego terminu zakończenia procesu. Celem tego obowiązku jest umożliwienie urzędom pracy przygotowania odpowiednich działań wspierających osoby, które utracą zatrudnienie – w tym programów aktywizacyjnych, szkoleń czy ofert pracy.

Niedopełnienie obowiązku konsultacji z pracownikami lub pominięcie poinformowania urzędu pracy może skutkować uznaniem wypowiedzeń za wadliwe, a w skrajnych przypadkach – za bezskuteczne. To z kolei może prowadzić do konieczności przywrócenia pracownika do pracy lub wypłaty odszkodowania. Dodatkowo, działania niezgodne z procedurą mogą negatywnie odbić się na reputacji firmy i relacjach społecznych w zakładzie pracy. Dlatego każda organizacja planująca zwolnienia grupowe powinna podejść do procedury z najwyższą starannością, uwzględniając zarówno wymogi formalne, jak i społeczne skutki swoich decyzji.

‍

Pracownicy objęci zwolnieniami grupowymi mają prawo do odprawy i wsparcia

Zwolnienia grupowe są zawsze poważnym wydarzeniem w życiu zawodowym pracowników, których dotyczą. Choć decyzja o redukcji etatów podejmowana jest najczęściej z powodów niezależnych od samych zatrudnionych – takich jak restrukturyzacja, spadek zamówień czy zmiana profilu działalności – to jej konsekwencje spadają bezpośrednio na osoby tracące zatrudnienie. Dlatego też ustawodawca wprowadził przepisy, które mają na celu złagodzenie skutków nagłej utraty pracy oraz zapewnienie minimalnego poziomu zabezpieczenia finansowego i wsparcia w okresie przejściowym.

Pracownicy, których stosunek pracy zostaje rozwiązany w ramach zwolnień grupowych, mają przede wszystkim prawo do odprawy pieniężnej. Jest to świadczenie jednorazowe, którego wysokość uzależniona jest od długości zatrudnienia u danego pracodawcy, co ma na celu częściową rekompensatę utraconych dochodów i ułatwienie płynnego przejścia do nowej sytuacji zawodowej. Wysokość odprawy kształtuje się następująco:

• jednomiesięczna odprawa – w przypadku zatrudnienia krótszego niż 2 lata
• dwumiesięczna odprawa – jeśli staż pracy wynosi od 2 do 8 lat
• trzymiesięczna odprawa – dla osób zatrudnionych przez ponad 8 lat
  

Co istotne, maksymalna wysokość odprawy nie może przekroczyć równowartości 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Ten limit ma na celu zrównoważenie interesów obu stron – z jednej strony ochronę pracownika, a z drugiej – ograniczenie nadmiernych obciążeń finansowych dla pracodawcy, zwłaszcza w sytuacjach, gdy zwolnienia są skutkiem trudności ekonomicznych firmy.

Warto jednak podkreślić, że ustawowa odprawa nie wyczerpuje katalogu możliwych form wsparcia. Coraz więcej pracodawców – zwłaszcza dużych przedsiębiorstw i korporacji – decyduje się na wdrażanie tzw. miękkich rozwiązań osłonowych, mających na celu ułatwienie pracownikom odnalezienia się na rynku pracy. W ramach takich działań mogą być oferowane:

• indywidualne lub grupowe konsultacje z doradcami zawodowymi,
• warsztaty z pisania CV, przygotowania do rozmów kwalifikacyjnych i planowania kariery,
• kursy zawodowe i szkolenia podnoszące lub zmieniające kwalifikacje,
• dostęp do baz ofert pracy i wsparcie w kontaktach z nowymi pracodawcami,
• programy outplacementowe, obejmujące kompleksowe przygotowanie do ponownego wejścia na rynek pracy.

Niektóre firmy oferują także wsparcie psychologiczne, zwłaszcza w przypadkach, gdy zwolnienia mają dużą skalę lub dotyczą osób o długim stażu, dla których rozstanie z dotychczasowym miejscem pracy może wiązać się z dużym obciążeniem emocjonalnym. Z punktu widzenia pracodawcy, oferowanie dodatkowego wsparcia nie jest tylko gestem dobrej woli – to także element odpowiedzialnego zarządzania marką pracodawcy i relacjami wewnętrznymi. Przejrzyste i empatyczne podejście do procesu redukcji zatrudnienia może ograniczyć ryzyko konfliktów oraz pozytywnie wpłynąć na morale pozostałych pracowników. Z kolei dla pracowników, skorzystanie z dostępnych form pomocy może realnie skrócić okres pozostawania bez zatrudnienia i zwiększyć szanse na szybki powrót na rynek pracy, często w nowej, bardziej dostosowanej do ich aktualnych kompetencji roli.

‍

Zwolnienia grupowe mogą zostać zakwestionowane przez pracowników

Mimo że zwolnienia grupowe są przeprowadzane w oparciu o przepisy ustawy i w odpowiedzi na rzeczywiste potrzeby organizacyjne pracodawcy, nie oznacza to, że pracownicy zostają pozbawieni prawa do obrony swoich interesów. W sytuacjach, gdy mają uzasadnione podejrzenie, że proces redukcji etatów został przeprowadzony z naruszeniem prawa lub w sposób naruszający zasady równego traktowania, mogą dochodzić swoich praw na drodze sądowej. Ochrona sądowa w przypadku zwolnień grupowych stanowi jeden z fundamentów prawa pracy i daje zatrudnionym możliwość zakwestionowania decyzji pracodawcy w sposób uporządkowany i instytucjonalny.

Pracownicy mogą złożyć pozew do sądu pracy, jeżeli uznają, że zostali potraktowani niesprawiedliwie, a kryteria doboru do zwolnienia były nieprzejrzyste, arbitralne lub sprzyjały wybranym grupom zatrudnionych. Najczęstsze zarzuty dotyczą braku obiektywnych i jednolitych zasad selekcji, pominięcia konsultacji z przedstawicielami pracowników lub całkowitego zignorowania obowiązku poinformowania powiatowego urzędu pracy. Każdy z tych elementów może istotnie podważyć legalność przeprowadzonej procedury. W szczególności, sądy biorą pod uwagę następujące uchybienia:

• brak lub pozorność konsultacji ze związkami zawodowymi bądź reprezentacją pracowników,
• niewskazanie lub nieuzasadnienie kryteriów doboru osób do zwolnienia,
• wybiórcze stosowanie kryteriów w sposób faworyzujący niektórych pracowników,
• pominięcie obowiązku poinformowania urzędu pracy o planowanych redukcjach,
• nieuwzględnienie statusu pracowników chronionych prawem, np. w wieku przedemerytalnym czy korzystających z urlopu macierzyńskiego.
  
  

Jeśli sąd stwierdzi, że zwolnienie zostało przeprowadzone z naruszeniem prawa, może zasądzić na rzecz pracownika odszkodowanie finansowe odpowiadające wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia lub – w określonych przypadkach – orzec o przywróceniu go do pracy. Warto przy tym zaznaczyć, że przywrócenie do pracy jest częściej stosowane w sytuacjach oczywistego naruszenia przepisów, zwłaszcza gdy doszło do dyskryminacji lub zwolnienie miało charakter pozorny.

Z perspektywy pracodawcy, prowadzenie zwolnień grupowych w sposób zgodny z przepisami to nie tylko kwestia formalna, ale także strategiczna. Brak transparentności i staranności w dokumentowaniu procesu może prowadzić nie tylko do przegranych spraw sądowych i konieczności wypłaty odszkodowań, ale również do utraty zaufania pozostałych pracowników oraz uszczerbku wizerunkowego na rynku pracy. Coraz więcej organizacji zdaje sobie sprawę, że odpowiedzialne i zgodne z prawem przeprowadzenie trudnych procesów kadrowych jest elementem budowania kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i dialogu społecznym.

Dlatego każda decyzja o redukcji zatrudnienia powinna być nie tylko dobrze uzasadniona, ale także rzetelnie udokumentowana i komunikowana. Zachowanie pełnej przejrzystości oraz uwzględnienie głosu pracowników i związków zawodowych może w znaczący sposób ograniczyć ryzyko sporów sądowych i ich negatywnych skutków dla firmy.

‍

Zwolnienia grupowe to trudna decyzja, ale możliwa do przeprowadzenia z poszanowaniem prawa

Redukcja etatów na większą skalę zawsze jest procesem trudnym – zarówno dla zwalnianych, jak i dla osób pozostających w organizacji. Dobrze przeprowadzona procedura, oparta na obowiązujących przepisach, otwartym dialogu i uczciwej komunikacji, może jednak zminimalizować ryzyko sporów i ograniczyć negatywne skutki. Pracodawcy powinni traktować zwolnienia grupowe jako ostateczność, a jeśli już do nich dochodzi – zadbać nie tylko o stronę formalną, lecz także o odpowiedzialne podejście wobec pracowników.

‍

‍

Czytaj także:

Jak dobrze wypaść na rozmowie o pracę - praktyczne wskazówki dla kandydata

Najbardziej opłacalne kursy zawodowe, które zwiększą Twoją wartość na rynku pracy

Ogłoszenie o pracę - jak je napisać by przyciągnąć najlepszych kandydatów