Urlop uzupełniający – kto może z niego skorzystać i na jakich zasadach?

‍W polskim prawie pracy funkcjonuje kilka rodzajów urlopów, z których pracownicy mogą korzystać w określonych warunkach. Jednym z mniej znanych, ale istotnych w kontekście praw pracowniczych, jest zgodnie z art. 158 Kodeksu Pracy, urlop uzupełniający. Jego zastosowanie wynika z praktycznej potrzeby uzupełnienia wymiaru urlopu wypoczynkowego w konkretnych przypadkach.

Urlop uzupełniający przysługuje zazwyczaj osobom, które w trakcie roku nabyły prawo do dłuższego urlopu niż miały na początku roku kalendarzowego. Najczęściej ma to miejsce w sytuacjach zmiany statusu zawodowego pracownika lub nabycia dodatkowych uprawnień wynikających z przepisów prawa pracy.

‍

Najczęstszą przyczyną przyznania urlopu uzupełniającego jest nabycie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego

Jednym z najczęstszych powodów, dla których pracownik nabywa prawo do urlopu uzupełniającego, jest osiągnięcie 10-letniego stażu pracy, który skutkuje zwiększeniem rocznego wymiaru urlopu wypoczynkowego. W polskim prawie pracy obowiązuje jasna zasada – liczba przysługujących dni urlopu zależy od ogólnego stażu pracy, na który składają się nie tylko lata przepracowane u obecnego pracodawcy, ale także wcześniejsze zatrudnienie u innych pracodawców oraz niektóre okresy nauki. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek doliczyć brakującą część urlopu – jako tzw. urlop uzupełniający. Pracownik zyskuje wtedy dodatkowe dni wolne, które może wykorzystać na takich samych zasadach jak standardowy urlop wypoczynkowy. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni – dla pracowników z krótszym niż 10-letnim stażem pracy. Ten wymiar przysługuje wszystkim osobom, które dopiero zaczynają karierę zawodową lub jeszcze nie osiągnęły łącznie 10 lat pracy i okresów wliczanych do stażu urlopowego. Warto pamiętać, że do stażu pracy wliczają się również lata nauki – na przykład 8 lat za ukończenie szkoły wyższej – co może znacząco skrócić czas oczekiwania na podwyższenie wymiaru urlopu.
• 26 dni – dla pracowników, którzy przekroczyli 10 lat zatrudnienia. W momencie, gdy pracownik osiąga wymagany staż, jego wymiar urlopu rośnie automatycznie z 20 do 26 dni rocznie. Co istotne, nie musi to być 10 lat pracy u jednego pracodawcy – liczy się ogólny staż zawodowy oraz uznane okresy nauki, które zgodnie z przepisami dodają się do tego bilansu. Pracownik nie musi zatem przepracować dekady w jednej firmie – wystarczy, że udokumentuje wymagany czas.

Gdy pracownik w trakcie roku kalendarzowego osiągnie 10-letni staż pracy, automatycznie przysługuje mu prawo do 6 dodatkowych dni urlopu, czyli różnicy między podstawowym a podwyższonym wymiarem. Jednak ten przyrost nie następuje „z urzędu”. Pracownik musi poinformować swojego pracodawcę o nabyciu prawa do wyższego wymiaru urlopu i przedstawić dokumenty potwierdzające łączny staż pracy, takie jak świadectwa pracy z poprzednich firm czy dyplomy ukończenia szkół, które mają wpływ na staż urlopowy. Dopiero po złożeniu takich dokumentów i ich zatwierdzeniu przez dział kadr możliwe jest formalne przyznanie brakujących dni urlopowych. Pracodawca ma wtedy obowiązek przeliczyć urlop proporcjonalnie do części roku, która przypada po dniu nabycia uprawnienia, i przyznać odpowiednią liczbę dni urlopu uzupełniającego.

Przykładowo, jeśli pracownik osiąga 10-letni staż pracy 1 lipca, to od tej daty jego roczny wymiar urlopu zmienia się z 20 na 26 dni. Oznacza to, że za pierwszą połowę roku (styczeń–czerwiec) przysługuje mu połowa z 20 dni, czyli 10 dni, a za drugą połowę roku (lipiec–grudzień) połowa z 26 dni, czyli 13 dni. Łącznie daje to 23 dni urlopu – a więc o 3 dni więcej niż pierwotnie. Te dodatkowe 3 dni są właśnie urlopem uzupełniającym.

Warto pamiętać, że te dodatkowe dni podlegają wszystkim ogólnym zasadom dotyczącym urlopu wypoczynkowego – mogą być przeniesione na kolejny rok, muszą być uwzględnione przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania umowy i wymagają złożenia wniosku urlopowego w celu ich wykorzystania. Jednocześnie wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy z istnienia takiego mechanizmu, przez co nie korzysta z przysługujących im dni wolnych. Dlatego tak istotne jest, aby zarówno pracownik, jak i pracodawca znali przepisy i reagowali na zmiany w uprawnieniach urlopowych – zwłaszcza gdy w grę wchodzi nabycie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

‍

Urlop uzupełniający występuje także w przypadku zmiany wymiaru etatu lub powrotu do pracy po urlopie bezpłatnym

Sytuacji, w których może dojść do przyznania urlopu uzupełniającego, jest znacznie więcej niż tylko osiągnięcie 10-letniego stażu pracy. Przepisy prawa pracy przewidują także inne okoliczności, w których zachodzi konieczność przeliczenia przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, co w konsekwencji prowadzi do uzupełnienia jego wymiaru. Wspólną cechą wszystkich tych przypadków jest zmiana warunków zatrudnienia lub statusu pracownika w ciągu trwania roku kalendarzowego. Zmiany te wpływają na sposób naliczania urlopu i mogą skutkować powstaniem różnicy pomiędzy pierwotnie przyznanym limitem a rzeczywistym prawem do urlopu. Ta różnica, wyrażona w dniach wolnych, traktowana jest właśnie jako urlop uzupełniający.

• Zmiana etatu w trakcie roku – np. z pół etatu na pełen etat. Gdy w ciągu jednego roku kalendarzowego pracownik zmienia wymiar etatu, np. przechodzi z pracy na pół etatu na pełen etat, konieczne jest ponowne przeliczenie jego urlopu. Urlop bowiem ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W sytuacji takiej różnica wynikająca z większego etatu, przypadająca na część roku po zmianie, powinna zostać uzupełniona. Oznacza to, że pracownik zyskuje dodatkowe dni urlopu, odpowiadające podwyższeniu etatu. Jeżeli przed zmianą miał wyliczony urlop na pół etatu, a przez kolejne miesiące pracuje na pełnym etacie, nie można pozostawić pierwotnej liczby dni bez korekty – byłoby to niezgodne z przepisami i naruszałoby zasadę proporcjonalności świadczeń.
• Powrót do pracy po urlopie bezpłatnym lub wychowawczym. W przypadku, gdy pracownik wraca do pracy po dłuższej nieobecności, np. po urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, pracodawca musi przeanalizować jego sytuację urlopową. Urlop wypoczynkowy nie przysługuje za czas, w którym pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, ale po jego zakończeniu należy obliczyć na nowo wymiar urlopu za pozostałą część roku. Jeżeli w systemie kadrowym nadal widnieje niepełna liczba dni, która nie odpowiada aktualnemu zatrudnieniu, trzeba ją skorygować. Często okazuje się, że konieczne jest przyznanie pracownikowi kilku dodatkowych dni wolnych – właśnie w ramach urlopu uzupełniającego. Jest to szczególnie istotne w kontekście urlopów wychowawczych, które mogą trwać nawet kilka lat – po takiej przerwie należy dokładnie odnowić stan uprawnień urlopowych, dostosowując go do bieżącej sytuacji zawodowej pracownika.
• Zmiana podstawy zatrudnienia lub zakresu obowiązków – np. awans lub nowe stanowisko. Inną, mniej oczywistą, ale również ważną sytuacją jest zmiana rodzaju pracy, która niesie za sobą nowe obowiązki, zakres odpowiedzialności lub też inny rodzaj umowy. Może się to zdarzyć na przykład wtedy, gdy pracownik awansuje, zostaje przeniesiony na stanowisko z większą odpowiedzialnością lub otrzymuje nowe kompetencje zawodowe, które zmieniają jego kwalifikację prawną w kontekście prawa pracy. W niektórych przypadkach nowa funkcja może oznaczać inny sposób naliczania urlopu – np. w instytucjach publicznych czy oświatowych, gdzie wymiar urlopu zależy od typu wykonywanych obowiązków. Jeśli nowy status zawodowy przekłada się na zmianę przysługującego wymiaru urlopu, różnicę należy doliczyć, a pracownik powinien otrzymać dodatkowe dni wolne z uwzględnieniem nowych warunków.

Każda z powyższych sytuacji wymaga indywidualnego podejścia i szczegółowej analizy kadrowo-prawnej. Nie istnieje jeden uniwersalny wzór przeliczeń, dlatego odpowiedzialność spoczywa zarówno na pracodawcy, jak i na pracowniku. Pracodawca powinien monitorować zmiany warunków zatrudnienia i weryfikować, czy wymagają one aktualizacji dokumentacji urlopowej. Z kolei pracownik powinien być świadomy swoich praw i dbać o to, by zmiany w jego sytuacji zawodowej zostały właściwie odzwierciedlone w naliczonym urlopie. Wspólnym mianownikiem wszystkich przypadków jest to, że jeśli zmieniają się okoliczności mające wpływ na wymiar urlopu, to pracownik powinien otrzymać przysługujące mu dni wolne na nowych zasadach – a różnica między stanem pierwotnym a aktualnym stanowi właśnie urlop uzupełniający.

‍

Pracownik powinien zgłosić prawo do urlopu uzupełniającego, a pracodawca musi go uwzględnić

Mimo że kwestie urlopowe regulowane są szczegółowo w Kodeksie pracy, wielu pracowników nie ma pełnej świadomości, że to właśnie na nich spoczywa obowiązek poinformowania pracodawcy o zmianie, która skutkuje nabyciem prawa do urlopu uzupełniającego. Z perspektywy prawa pracy nie istnieje bowiem mechanizm automatycznego aktualizowania uprawnień urlopowych przez dział kadr, jeśli pracownik sam nie zgłosi takiej potrzeby. Pracodawca nie ma obowiązku samodzielnie weryfikować historii zatrudnienia pracownika, jego wykształcenia, ani monitorować momentów, w których może dojść do podwyższenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. To oznacza, że brak zgłoszenia przez pracownika może skutkować utratą możliwości wykorzystania przysługujących dni wolnych w danym roku kalendarzowym. W praktyce, aby skutecznie otrzymać urlop uzupełniający, pracownik powinien wykonać kilka konkretnych kroków:

• Złożenie pisemnej informacji lub oświadczenia o nabyciu prawa do 26 dni urlopu. Pierwszym krokiem jest oficjalne poinformowanie pracodawcy o tym, że pracownik osiągnął 10-letni staż pracy (liczony łącznie z poprzednimi okresami zatrudnienia lub edukacji), co daje prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Najczęściej ma to formę krótkiego oświadczenia kierowanego do działu kadr lub bezpośredniego przełożonego. Dokument nie musi być rozbudowany, ale powinien zawierać informację o dacie, od której pracownik uważa, że przysługuje mu prawo do 26 dni urlopu, oraz prośbę o uwzględnienie tej zmiany w dokumentacji kadrowej.
• Przedłożenie stosownych dokumentów, np. świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Samo oświadczenie nie wystarczy – konieczne jest dołączenie dokumentów potwierdzających nabycie prawa do wyższego wymiaru urlopu. W tym celu pracownik powinien zebrać świadectwa pracy od wcześniejszych pracodawców, zaświadczenia o zatrudnieniu, a także dyplomy potwierdzające ukończenie szkoły średniej, technikum, studiów wyższych lub innych form kształcenia, które zgodnie z przepisami mogą być doliczone do stażu urlopowego. Dopiero na podstawie tej dokumentacji pracodawca może ustalić, czy i od kiedy pracownik spełnił warunki do przyznania urlopu uzupełniającego.
• Wnioskowanie o aktualizację kartoteki urlopowej w dziale kadr. Ostatnim krokiem jest oficjalna prośba o zaktualizowanie danych w systemie kadrowym. Pracownik powinien wnioskować o przeliczenie wymiaru urlopu na dany rok kalendarzowy, uwzględniając zmianę, która miała miejsce w ciągu roku. Często pracownicy zakładają, że samo złożenie dokumentów wystarczy, jednak praktyka pokazuje, że bez formalnego wniosku aktualizacja może się opóźnić lub nie nastąpić wcale. Warto upewnić się, że dział kadr odnotował zmianę i wprowadził nowe dane do systemu naliczania urlopu.

Po otrzymaniu kompletnej informacji i dokumentów, pracodawca ma obowiązek ponownie przeliczyć wymiar urlopu – proporcjonalnie do części roku, której zmiana dotyczy. W przypadku gdy pracownik nabył prawo do 26 dni urlopu w połowie roku, kadry dzielą rok kalendarzowy na dwa okresy: przed i po zmianie. Dla każdego z tych okresów oblicza się odrębnie przysługującą liczbę dni urlopu, a następnie sumuje się oba wyniki. Jeżeli w wyniku tego przeliczenia okazuje się, że pracownikowi należą się dodatkowe dni, są one dopisywane jako tzw. urlop uzupełniający – z taką samą ważnością i ochroną jak pozostała część urlopu wypoczynkowego.

Warto zaznaczyć, że niedopełnienie formalności może prowadzić do sytuacji, w której pracownik nie wykorzysta należnych dni wolnych lub otrzyma niepełny ekwiwalent pieniężny w przypadku rozwiązania umowy. Dlatego tak ważna jest świadomość swoich uprawnień i aktywne działanie w celu ich egzekwowania. Pracownik, który zna swoje prawa i potrafi je skutecznie zgłosić, może w pełni korzystać z ochrony zapewnianej przez przepisy o urlopach – w tym z możliwości skorzystania z urlopu uzupełniającego w każdej sytuacji, w której mu on przysługuje.

‍

Urlop uzupełniający podlega tym samym zasadom co urlop wypoczynkowy

Z punktu widzenia przepisów prawa pracy, urlop uzupełniający nie stanowi osobnej kategorii urlopu. Nie jest to nowy przywilej, lecz techniczne „uzupełnienie” pierwotnie naliczonego urlopu wypoczynkowego, którego wymiar został zwiększony w trakcie roku kalendarzowego – najczęściej w związku ze zmianą stażu pracy, wymiaru etatu lub powrotem do pracy po dłuższej nieobecności. Niezależnie od przyczyny, z jakiej został przyznany, urlop uzupełniający funkcjonuje w pełnym zakresie na tych samych zasadach, co standardowy urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że jest w pełni chroniony przez Kodeks pracy i nie może być traktowany jako dodatkowy, fakultatywny przywilej. Pracownik ma prawo go wykorzystać, a pracodawca ma obowiązek jego udzielenia – przy zachowaniu obowiązujących procedur i zasad organizacyjnych.

• Może być wykorzystany w naturze, czyli jako dni wolne od pracy. Urlop uzupełniający, podobnie jak pozostała część urlopu wypoczynkowego, jest udzielany w formie dni wolnych, które pracownik może zaplanować we wniosku urlopowym. Nie różni się on w żaden sposób od innych dni urlopu – po zatwierdzeniu przez pracodawcę, pracownik może z niego skorzystać w wybranym terminie. Dni te wliczają się do ogólnego limitu wypoczynku, a ich charakter nie odbiega od urlopu udzielonego w styczniu czy marcu. Z punktu widzenia organizacji pracy, nie ma znaczenia, czy są to dni przyznane na początku roku, czy „dopisane” w jego trakcie.
• Może być przeniesiony na kolejny rok, jeśli nie zostanie wykorzystany do końca roku kalendarzowego. Urlop uzupełniający podlega ogólnej zasadzie, zgodnie z którą urlop wypoczynkowy niewykorzystany w danym roku przechodzi na rok następny i powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września. Przepisy nie wprowadzają tutaj żadnego wyjątku dla uzupełnienia urlopu – niezależnie od momentu jego przyznania, pracownik zachowuje prawo do przeniesienia niewykorzystanych dni. To oznacza, że nawet jeśli uzupełnienie urlopu nastąpiło dopiero w grudniu, a dni wolne nie zostały już zrealizowane, to i tak zostaną one „zapisane” do wykorzystania w kolejnym roku kalendarzowym, zgodnie z przepisami przejściowymi.
• Podlega zasadom wypłaty ekwiwalentu w przypadku rozwiązania umowy o pracę. W momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – w całości, niezależnie od tego, kiedy i na jakiej podstawie dni urlopu zostały przyznane. Urlop uzupełniający również podlega tej zasadzie. Jeśli więc pracownik otrzymał dodatkowe dni w ramach uzupełnienia, ale nie zdążył ich wykorzystać przed zakończeniem współpracy, musi otrzymać za nie odpowiednie wynagrodzenie. Ekwiwalent ten oblicza się zgodnie z obowiązującymi przepisami i wlicza do całkowitej sumy dni urlopowych.
• Jego wykorzystanie odbywa się na podstawie wniosku urlopowego, za zgodą pracodawcy. W praktyce korzystanie z urlopu uzupełniającego nie różni się od korzystania z innych dni urlopowych. Pracownik składa standardowy wniosek urlopowy, wskazując preferowany termin, a pracodawca, uwzględniając organizację pracy, zatwierdza go lub proponuje inny termin. Udzielenie urlopu – także tego uzupełniającego – musi zawsze odbywać się na podstawie obustronnych ustaleń. Pracownik nie może samodzielnie decydować o dniu wolnym, nawet jeśli wie, że ma dodatkowe dni do dyspozycji. Procedura musi zostać zachowana, a każda nieobecność potwierdzona formalnie.
  

Warto przy tym pamiętać, że urlopu uzupełniającego nie należy mylić z innymi dodatkowymi uprawnieniami urlopowymi, jakie wynikają np. z orzeczenia o niepełnosprawności, rodzicielstwa, pracy w szczególnych warunkach czy działalności związkowej. Są to odrębne instytucje prawne, regulowane innymi przepisami i przyznawane na podstawie innych kryteriów. Urlop uzupełniający pozostaje integralną częścią urlopu wypoczynkowego – nie rozszerza katalogu przywilejów, lecz wyrównuje stan faktyczny z należnym pracownikowi limitem dni wolnych. Jego rola polega na zagwarantowaniu, że każdy pracownik otrzyma tyle urlopu, ile rzeczywiście mu przysługuje według aktualnego stanu prawnego, nawet jeśli zmiana nastąpiła w środku roku.

‍

Urlop uzupełniający to narzędzie ochrony praw pracowniczych

Choć nie jest to pojęcie powszechnie używane w przepisach prawa, urlop uzupełniający pełni ważną funkcję w zakresie równego traktowania pracowników i zapewnienia im pełnego dostępu do przysługujących dni wolnych. Aby jednak z niego skorzystać pracownik musi znać swoje prawa i zgłosić nabycie uprawnień, a pracodawca musi właściwie przeliczyć wymiar urlopu. Ponadto, obie strony powinny zadbać o prawidłową dokumentację.

‍

Czytaj także:

Absencja pracownicza - co to jest i jak skutecznie nią zarządzać

Dodatkowy urlop - komu przysługuje i jak go uzyskać

Czego kandydaci oczekują od pracodawcy w 2025 roku