Refaktura – co to jest i kiedy się ją stosuje?

Wielu przedsiębiorców prędzej czy później zetknie się z pojęciem refaktury, szczególnie gdy współpracują z innymi firmami w zakresie wspólnego użytkowania mediów, najmu, transportu czy usług specjalistycznych. I choć sama idea wydaje się prosta, to błędy przy refakturowaniu mogą mieć poważne konsekwencje w postaci sporów z kontrahentami, czy nawet kłopotów z urzędem skarbowym. W tym artykule wyjaśniamy dokładnie, czym jest refaktura, kiedy i jak można ją stosować oraz jakie przepisy ją regulują.

Czym właściwie jest refaktura?

Refaktura to dokument sprzedaży, który wystawia przedsiębiorca w celu przeniesienia kosztu usługi na inny podmiot, najczęściej kontrahenta lub najemcę. Nie świadczy on sam usługi, lecz „odsprzedaje” ją po cenie, jaką sam zapłacił, bez doliczania marży.

Typowe przypadki, w których stosuje się refaktury:

• najem nieruchomości i przenoszenie kosztów mediów (prąd, gaz, internet),
  
  
• wspólne przejazdy lub korzystanie z usług transportowych,
  
  
• usługi tłumaczeniowe lub doradcze opłacane przez jeden podmiot, a wykorzystywane przez inny.
  
  

Warto podkreślić, że refaktura to pełnoprawna faktura VAT, która dokumentuje odsprzedaż usług.

Kiedy można wystawić refakturę?

Refakturę można wystawić tylko wtedy, gdy spełnione są następujące warunki:

1. Usługa została nabyta przez przedsiębiorcę na rzecz innego podmiotu.
   
   
2. Brak marży – odsprzedaż po kosztach.
   
   
3. Usługa nie jest wykorzystywana przez wystawcę refaktury na potrzeby własne.
   
   

Dla przykładu: jeśli firma A wynajmuje biuro i udostępnia je firmie B, może refakturować koszty prądu, ale tylko jeśli firma B rzeczywiście z tego prądu korzysta.

Co powinna zawierać refaktura?

Refaktura, jako dokument sprzedaży, musi spełniać wszystkie wymogi zwykłej faktury VAT. Powinna zawierać:

• datę wystawienia i numer faktury,
  
  
• dane sprzedawcy i nabywcy,
  
  
• nazwę refakturowanej usługi (np. „Refaktura za usługę dostawy energii elektrycznej”),
  
  
• datę wykonania usługi (lub okres jej świadczenia),
  
  
• kwotę netto, stawkę i kwotę VAT (taką samą, jaka widnieje na pierwotnej fakturze),
  
  
• kwotę brutto.
  
  

Ważne: stawka VAT musi odpowiadać tej z pierwotnej faktury, nawet jeśli różni się od stawek, jakie zazwyczaj stosuje Twoja firma.

Kiedy refaktura nie jest możliwa?

Nie wszystkie koszty można refakturować. Problematyczne są m.in.:

• koszty poniesione na potrzeby własne, a nie na rzecz kontrahenta,
  
  
• usługi o charakterze osobistym (np. szkolenie kadry własnej),
  
  
• refakturowanie z marżą (to już standardowa sprzedaż, a nie refaktura).
  
  

Uwaga: niewłaściwe zastosowanie refaktury może skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT lub nałożeniem kar skarbowych.

Refakturowanie a podatek VAT

Refakturowanie wiąże się z obowiązkiem podatkowym – wystawca refaktury musi rozliczyć VAT, tak jak przy każdej innej fakturze. Nabywca z kolei ma prawo do odliczenia VAT, jeśli usługa została wykorzystana w działalności opodatkowanej.

Przykład:

• Firma A otrzymuje fakturę za prąd – 1 000 zł + 230 zł VAT.
  
  
• Refakturuje ten koszt firmie B w tej samej kwocie.
  
  
• Firma A wykazuje sprzedaż i odprowadza 230 zł VAT, firma B ma prawo do odliczenia tego VAT-u.

O tym pamiętaj, wystawiając refakturę

1. Zawsze zbieraj dokumentację źródłową – pierwotne faktury, umowy, protokoły przekazania kosztów.
   
   
2. Nie mieszaj usług własnych i refakturowanych na jednej fakturze – może to rodzić problemy podatkowe.
   
   
3. Ustal zasady refakturowania w umowie z kontrahentem.
   
   
4. Stosuj stawki VAT zgodnie z oryginalną fakturą.
   
   
5. Korzystaj z programów do fakturowania, które mają funkcję refaktury (np. Fakturownia, ifirma).

Refaktura to narzędzie, które pozwala na uczciwe i przejrzyste rozliczenie kosztów między firmami. Nie jest skomplikowana w sensie technicznym, ale wymaga ostrożności i znajomości przepisów. Najważniejsze, aby każda refaktura opierała się na rzeczywistym przeniesieniu kosztu, była zgodna z dokumentacją źródłową i zawierała prawidłowe dane VAT.

Dzięki prawidłowo stosowanej refakturze można uniknąć konfliktów z kontrahentami i problemów podczas kontroli skarbowej. A to – jak każdy przedsiębiorca wie – bezcenne.

‍

Czytaj także:

Wrzucasz kawę w koszty uzyskania przychodu? Musisz wiedzieć tych kilka rzeczy

ESG. Co oznacza i jak zmienia się podejście do prowadzenia biznesu

Dyplom MBA – jakie daje możliwości zawodowe?