Kim jest sygnalista i jakie ma prawa? Praktyczny przewodnik

Współczesne środowisko pracy wymaga przejrzystości, etyki i nierzadko też odwagi cywilnej. Rola sygnalisty (ang. whistleblower) nabiera coraz większego znaczenia w walce o prawa pracowników. Od 2024 roku obowiązuje w Polsce ustawa o ochronie sygnalistów, która wprowadza szereg obowiązków dla pracodawców i chroni osoby zgłaszające nieprawidłowości. Dowiedz się, kim jest sygnalista, jak działa system zgłoszeń i jakie są obowiązki HR.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która w dobrej wierze zgłasza naruszenie prawa, standardów etycznych lub interesu publicznego w miejscu pracy. Może to być zarówno pracownik, jak i współpracownik, zleceniobiorca, stażysta, a nawet były pracownik organizacji.

W polskiej kulturze organizacyjnej rola sygnalisty była dotąd często postrzegana negatywnie. Nowa regulacja stawia sprawę jasno – sygnalista to osoba działająca w interesie społecznym, która pomaga eliminować nieprawidłowości i wzmacniać transparentność w organizacjach. To nie tylko kwestia przestrzegania przepisów, ale także budowania kultury opartej na zaufaniu, odpowiedzialności i uczciwości.

Ustawa zmienia także podejście do tego, kto może być sygnalistą. W polskich firmach oznacza to konieczność rozszerzenia ochrony również na osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, kandydatów do pracy, a nawet podwykonawców czy dostawców, którzy w toku współpracy z daną organizacją dostrzegli nieprawidłowości.

Co może zgłaszać sygnalista?

Zgodnie z ustawą, sygnalista może zgłaszać m.in.:

• korupcję i nadużycia finansowe,
  
  
• naruszenia prawa pracy,
  
  
• zagrożenia dla zdrowia i życia,
  
  
• naruszenia ochrony danych osobowych (RODO),
  
  
• mobbing i dyskryminację,
  
  
• nielegalne działania wobec środowiska.

Ochrona sygnalistów – co mówi prawo?

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 1032) wdraża unijną dyrektywę 2019/1937 i reguluje:

• Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty (np. zwolnienia, degradacji, zastraszania),
  
  
• Obowiązek zapewnienia poufności danych sygnalisty,
  
  
• Możliwość zgłoszenia wewnętrznego (w organizacji), zewnętrznego (do organów państwowych) lub ujawnienia publicznego (w określonych przypadkach),
  
  
• Sankcje dla pracodawcy za brak wdrożenia odpowiednich procedur.
  
  

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 roku, każda organizacja zatrudniająca co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wdrożenia systemu wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa oraz zapewnienia odpowiednich procedur ochrony sygnalistów. Przepisy obejmują zarówno sektor prywatny, jak i publiczny, przy czym niektóre branże (np. bankowość, ubezpieczenia, bezpieczeństwo transportu) są zobowiązane do wdrożenia tych mechanizmów niezależnie od liczby zatrudnionych.

Pracodawca ma obowiązek:

• Wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń – może to być np. bezpieczna platforma online, specjalna skrzynka mailowa, dedykowany numer telefonu lub fizyczna skrzynka na zgłoszenia. Kanał musi zapewniać poufność i dostępność oraz umożliwiać zgłoszenia zarówno imienne, jak i anonimowe (choć te ostatnie nie są obowiązkowe, ich wprowadzenie zwiększa skuteczność systemu).
  
  
• Wyznaczyć osoby lub jednostkę odpowiedzialną za przyjmowanie, analizę i obsługę zgłoszeń. Często jest to dział compliance, prawny lub HR, jednak ważne jest, by osoby te były przeszkolone i niezależne w podejmowaniu decyzji.
  
  
• Przeszkolić wszystkich pracowników – nie tylko z istnienia kanału, ale również z zasad jego działania, praw sygnalistów oraz możliwych konsekwencji działań odwetowych. Szkolenia powinny być cykliczne i dokumentowane, a nowe osoby zapoznawane z procedurą już na etapie onboardingu.
  
  
• Zachować pełną poufność i prowadzić ewidencję zgłoszeń – każda sprawa musi być zarejestrowana w sposób bezpieczny i zgodny z RODO. Dane osobowe sygnalisty nie mogą być ujawniane bez jego zgody, a dostęp do informacji powinien być ściśle ograniczony.

Strategiczna rola działu HR w zgłaszaniu nieprawidłowości

Dział HR pełni strategiczną rolę w całym procesie. To nie tylko wykonawca obowiązków formalnych, ale także strażnik kultury organizacyjnej, która sprzyja uczciwości i bezpieczeństwu. HR powinien:

• aktywnie promować otwartość i odpowiedzialność,
  
  
• reagować na przypadki retorsji (np. mobbingu, izolacji, degradacji),
  
  
• wspierać sygnalistów w zachowaniu anonimowości i bezpieczeństwa,
  
  
• współpracować z działem prawnym i compliance w celu analizowania i rozwiązywania zgłoszonych problemów.

Oznacza to także monitorowanie klimatu organizacyjnego i prowadzenie działań prewencyjnych, zanim pracownicy zdecydują się na zgłoszenie nieprawidłowości do organów zewnętrznych lub mediów.

Jakie prawa ma sygnalista?

Sygnalista korzysta ze szczególnej ochrony prawnej przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów. Celem tych przepisów jest zachęcenie do ujawniania nieprawidłowości przy jednoczesnym zapewnieniu maksymalnego bezpieczeństwa osobie zgłaszającej. Do najważniejszych uprawnień sygnalisty należą:

• Prawo do zachowania anonimowości – pracodawca zobowiązany jest zapewnić sygnaliście możliwość dokonania zgłoszenia w sposób anonimowy (jeśli organizacja przewidziała taką formę) lub poufny. Dane identyfikujące sygnalistę nie mogą być ujawnione żadnym osobom trzecim bez jego wyraźnej zgody, chyba że wymagają tego przepisy prawa w toku postępowania sądowego.
  
  
• Ochrona przed działaniami odwetowymi – sygnalista nie może zostać zwolniony z pracy, zdegradowany, przeniesiony na mniej korzystne warunki zatrudnienia ani poddany mobbingowi, dyskryminacji czy represjom. Każde działanie, które miałoby charakter odwetu za zgłoszenie, jest zabronione i może skutkować odpowiedzialnością prawną po stronie pracodawcy. Co ważne, ochrona obowiązuje również kandydatów do pracy, byłych pracowników, współpracowników, a nawet osoby wspierające sygnalistę.
  
  
• Prawo do rzetelnego rozpatrzenia zgłoszenia – każde zgłoszenie musi być przyjęte i rozpatrzone zgodnie z ustaloną procedurą wewnętrzną, a nie zignorowane czy umorzone bez analizy. Sygnalista ma prawo oczekiwać, że jego sprawa zostanie potraktowana poważnie, a postępowanie wyjaśniające będzie prowadzone w sposób bezstronny i terminowy.
  
  
• Prawo do uzyskania informacji zwrotnej – jeżeli sygnalista poda swoje dane kontaktowe, ma prawo otrzymać informację zwrotną dotyczącą m.in. przyjęcia zgłoszenia, statusu sprawy oraz podjętych lub planowanych działań. Zgodnie z ustawą, pierwsza informacja zwrotna powinna zostać udzielona nie później niż 7 dni od otrzymania zgłoszenia, a kolejne w ciągu 3 miesięcy od jego przyjęcia.

Warto dodać, że sygnalista korzysta z ochrony niezależnie od tego, czy zgłoszone naruszenie ostatecznie się potwierdzi, o ile działał w dobrej wierze i miał uzasadnione podstawy, by przypuszczać, że naruszenie rzeczywiście miało miejsce. To ważne zabezpieczenie przed sytuacjami, w których osoba zgłaszająca nieprawidłowości mogłaby zostać pociągnięta do odpowiedzialności za „błąd” w ocenie faktów.

‍

Czytaj także:

Introwertyk, ekstrawertyk czy ambiwertyk? Sprawdź, jak temperament osób w zespole wpływa na pracę

Dobrze przeprowadzone wdrożenie pracownika opłaca się organizacji

Jak określić cel zawodowy i świadomie kierować swoją karierą?