Wrzucasz kawę w koszty uzyskania przychodu? Musisz wiedzieć tych kilka rzeczy

Czy każda wydana złotówka w firmie może obniżyć Twój podatek? Niekoniecznie, ale wiele z nich może! Właśnie dlatego warto dobrze zrozumieć, czym dokładnie są koszty uzyskania przychodów i w jakim kontekście można tak traktować poszczególne wydatki. Dla przedsiębiorców i osób na umowach to jeden z ważniejszych tematów, bo odpowiednie rozliczenie może oznaczać spore oszczędności.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wszystkie wydatki, które ponosisz po to, aby osiągnąć przychód lub zachować/utrzymać jego źródło. W skrócie: jeśli coś kupujesz czy inwestujesz, żeby Twoja firma mogła zarabiać – prawdopodobnie możesz to rozliczyć jako koszt.

Przykład? Jeśli prowadzisz działalność i kupujesz laptopa do pracy, ten wydatek może zmniejszyć podstawę opodatkowania. A to oznacza jedno – niższy podatek do zapłaty.

Warto znać zasady rozliczania kosztów uzyskania przychodu, bo:

• pozwalają optymalizować podatki,
  
  
• pomagają planować budżet firmy,
  
  
• uczą przedsiębiorczego podejścia do wydatków.
  
  

Ale uwaga, nie każdy koszt „przechodzi” w oczach urzędu skarbowego. Dlatego teraz przejdźmy do konkretów.

Kawa, marketing, usługi i samochód jako koszty uzyskania przychodu – to zależy

Niektóre wydatki wydają się oczywiste. Inne – zaskakują. Sprawdźmy na przykładach, co możesz, a czego raczej nie powinieneś zaliczać do kosztów.

Sprzęt do pracy to dość oczywisty koszt uzyskania przychodu. Są jednak warunki

‍

Wrzucanie sprzętów w koszty zazwyczaj nie budzi wątpliwości. Trzeba jednak pilnować, aby jego przeznaczenie było zgodne z deklaracją.

Do kosztów w temacie sprzętów można zaliczyć:

• laptop, monitor, drukarka – jeśli są używane w firmie,
  
  
• telefon służbowy,
  
  
• oprogramowanie księgowe lub projektowe.

Nie możesz jednak ująć w kosztach następujących rzeczy:

• sprzętu używanego wyłącznie prywatnie,
  
  
• konsoli do gier (chyba że prowadzisz firmę zajmującą się testowaniem gier).

Usługi, które wchodzą w koszt uzyskania przychodu

Prowadząc działalność, nierzadko masz potrzebę skorzystania z usług innych firm. Co możesz rozliczyć w ramach kosztu uzyskania przychodu?

• obsługę księgową,
  
  
• usługi prawne,
  
  
• subskrypcje biznesowe (np. Canva, Adobe, ChatGPT, jeśli są wykorzystywane w pracy).

Usługi, których nie można wliczać do kosztów uzyskania przychodu, to np.:

• Netflixa „do relaksu”,
  
  
• usługi stylistki, jeśli nie mają związku z profilem działalności.

Wydatki związane z samochodem mogą w większości stanowić koszt uzyskania przychodu

Wykorzystując samochód do prowadzenia firmy, możesz niemal wszystkie wydatki z nim związane potraktować jako koszt uzyskania przychodu. W szczególności będą to:

• paliwo (jeśli auto jest zarejestrowane na firmę),
  
  
• leasing,
  
  
• ubezpieczenie OC/AC dla auta firmowego.

Pamiętaj jednak, że do kosztów uzyskania przychodu nie zaliczysz:

• mandatu za przekroczenie prędkości,
  
  
• kosztów prywatnych podróży autem firmowym.

Delegacje jako koszt uzyskania przychodu

Wyjeżdżając służbowo, w koszty uzyskania przychodu możesz wliczyć:

• bilety lotnicze, hotel, diety – jeśli wyjazd jest służbowy,
  
  
• wydatki na taksówki, dojazdy na spotkania z klientami.

Jednak Twoje wydatki na delegację mogą budzić wątpliwości, jeśli potraktujesz to zbyt luźno. Do kosztów uzyskania przychodu nie możesz wliczyć:

• wycieczki rodzinnej połączonej z „krótkim mailem do klienta”,
  
  
• noclegów o luksusowym charakterze, które nie mają uzasadnienia biznesowego.

Koszty uzyskania przychodu a marketing

Działania marketingowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile będą to działania związane z konkretnymi inicjatywami, np.:

• reklamy na Facebooku i Google,
  
  
• druk ulotek, wizytówek,
  
  
• wynajęcie agencji marketingowej.

Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu marketingu nie zaliczysz:

• prezentów o dużej wartości bez oznaczenia firmy,
  
  
• sponsorowania wydarzeń niezwiązanych z działalnością firmy.

A co z tą kawą wrzuconą w koszty uzyskania przychodu?

Kawa, woda czy herbata w biurze – tak, to może być koszt uzyskania przychodu, jeśli są one przeznaczone dla pracowników lub klientów. Kawa do domowego ekspresu raczej już nie przejdzie – chyba że prowadzisz kawiarnię i robisz testy jakości.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa jest jeszcze bardziej skomplikowana – jeśli nie zatrudniasz pracowników ani nie przyjmujesz klientów w domowym biurze, fiskus może zakwestionować taki wydatek jako koszt firmowy. Musisz wykazać, że kawa faktycznie służy prowadzeniu działalności, np. jest częścią spotkań z kontrahentami lub niezbędnym elementem codziennej pracy – choćby dla utrzymania efektywności.

‍

Czytaj także:

CEIDG bez tajemnic. Kompletny przewodnik dla przedsiębiorcy

Składka zdrowotna 2025. Wszystko, co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca i nie tylko

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co musisz wiedzieć?