Promesa zatrudnienia – czym jest i kiedy warto ją uzyskać?

Promesa zatrudnienia to dokument, który może zadecydować o przebiegu kariery zawodowej, procesie legalizacji pobytu cudzoziemców czy uzyskaniu kredytu hipotecznego. Choć nie jest wiążąca jak umowa o pracę, jej znaczenie w obrocie prawnym i HR-owym stale rośnie. Dowiedz się, czym dokładnie jest promesa zatrudnienia, kto może ją wystawić i w jakich sytuacjach warto się o nią postarać.

Promesa zatrudnienia to pisemne zapewnienie o planowanym zatrudnieniu

Promesa zatrudnienia (znana też jako list intencyjny o zatrudnieniu) to dokument wystawiany przez pracodawcę, w którym deklaruje on zamiar zatrudnienia konkretnej osoby na określonym stanowisku i warunkach. Nie jest to umowa o pracę, ale stanowi formalne potwierdzenie chęci nawiązania współpracy. Dla wielu instytucji (urzędów, banków czy konsulatów) promesa jest wystarczającym dowodem przyszłego zatrudnienia.

Promesa nie jest umową, ale niesie konkretne konsekwencje

Wielu osobom promesa zatrudnienia może wydawać się tylko uprzejmym listem intencyjnym – czymś na kształt zawodowego uścisku dłoni. Jednak choć nie zastępuje formalnej umowy o pracę, nie można jej lekceważyć. To nie jest „pusta kartka”. W świetle prawa cywilnego jest to dokument, który może pociągać za sobą konkretne skutki. 

Jeśli jedna ze stron, bazując na treści promesy, podejmie istotne decyzje życiowe lub finansowe, a druga strona bez wyraźnego uzasadnienia wycofa się ze złożonej deklaracji, może pojawić się realna odpowiedzialność cywilna. Innymi słowy, choć promesa nie wiąże jak umowa, może być podstawą do roszczeń, jeśli zawiedzie zaufanie.

Kto może wystawić promesę zatrudnienia?

Promesę może wystawić każdy pracodawca (zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego), który realnie planuje zatrudnienie danej osoby. W dokumencie powinny znaleźć się dane identyfikacyjne obu stron, planowana data rozpoczęcia pracy, stanowisko, zakres obowiązków oraz warunki zatrudnienia (w tym forma umowy, wynagrodzenie i czas pracy). Nie wymaga się notarialnego podpisu, ale promesa powinna być opatrzona pieczątką i podpisem osoby uprawnionej.

Kiedy warto ubiegać się o promesę zatrudnienia?

Promesa zatrudnienia znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach, m.in.:

• przy procedurach legalizacji pobytu cudzoziemców (np. przy uzyskaniu zezwolenia na pobyt i pracę),
  
  
• podczas ubiegania się o kredyt hipoteczny lub konsumencki,
  
  
• w przypadku ubiegania się o wizę pracowniczą,
  
  
• jako potwierdzenie zawodowego planu dla urzędów pracy czy instytucji pomocowych.

Dzięki promesie kandydat może wcześniej udowodnić istnienie realnej oferty pracy, co znacznie ułatwia procedury formalne.

Co powinna zawierać dobrze sporządzona promesa?

Dobrze przygotowana promesa zatrudnienia powinna zawierać:

• dane osobowe pracodawcy i kandydata,
  
  
• planowaną datę rozpoczęcia pracy,
  
  
• nazwę stanowiska i zakres obowiązków,
  
  
• informacje o formie zatrudnienia i wynagrodzeniu,
  
  
• podpis osoby upoważnionej i pieczątkę firmy.

Warto dodać także klauzulę informacyjną RODO oraz zaznaczyć, że dokument nie stanowi oferty w rozumieniu kodeksu cywilnego, a jedynie deklarację zamiaru współpracy.

Promesa zatrudnienia a cudzoziemcy – ważny dokument w procedurach imigracyjnych

Promesa zatrudnienia jest jednym z podstawowych dokumentów wymaganych przez urzędy wojewódzkie od obcokrajowców planujących legalizację pobytu i pracy w Polsce. 

To właśnie na jej podstawie często wydawane są decyzje o udzieleniu zezwolenia na pracę lub pobyt czasowy. Dokument ten musi być zgodny z rzeczywistym stanem i planami pracodawcy, w przeciwnym razie może zostać uznany za nieważny.

Promesa zatrudnienia może pomóc w uzyskaniu kredytu

Choć dla banków najpewniejszym dowodem stabilności finansowej klienta wciąż pozostaje umowa o pracę na czas nieokreślony, promesa zatrudnienia coraz częściej zyskuje status „przepustki warunkowej” do świata kredytów i zobowiązań finansowych. Zwłaszcza w przypadku osób, które dopiero zmieniają pracę, właśnie ją znalazły albo wracają na rynek po dłuższej przerwie, np. urlopie macierzyńskim, opiece nad dzieckiem czy pracy za granicą. Ten pozornie prosty dokument może zaważyć na decyzji kredytowej.

Dla banku liczy się przede wszystkim wiarygodność, i to zarówno klienta, jak i jego przyszłego pracodawcy. Dlatego promesa zatrudnienia wystawiona przez renomowaną firmę, zawierająca konkretne informacje: planowaną datę rozpoczęcia pracy, formę umowy, wysokość wynagrodzenia i czas jej trwania może przekonać analityka kredytowego do podjęcia pozytywnej decyzji, mimo braku „klasycznego” zatrudnienia w dniu składania wniosku.

To szczególnie ważne w kontekście kredytów hipotecznych, gdzie czas i pewność finansowania odgrywają istotną rolę w finalnej decyzji. Dla wielu osób promesa jest więc nie tylko dokumentem rekrutacyjnym, ale także argumentem negocjacyjnym, który może przesądzić o przyznaniu finansowania na zakup mieszkania, budowę domu czy refinansowanie wcześniejszych zobowiązań.

Warto jednak pamiętać: im bardziej szczegółowa i profesjonalnie przygotowana promesa, tym większe szanse na jej pozytywne rozpatrzenie przez instytucję finansową. W świecie bankowości niedomówienia budzą nieufność, dlatego liczy się precyzja i rzetelność każdej deklaracji.

Jak napisać i jak uzyskać promesę zatrudnienia?

Promesę można uzyskać poprzez bezpośredni kontakt z działem HR lub osobą decyzyjną w firmie, najlepiej po pozytywnej rozmowie kwalifikacyjnej. Pracodawcy często mają gotowe wzory takich dokumentów, ale w razie potrzeby można przygotować promesę samodzielnie i poprosić o jej podpisanie. 

Dokument powinien być napisany jasno, profesjonalnie i zgodnie z rzeczywistością – fałszywe promesy mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Liczy się precyzja: konkretna data rozpoczęcia pracy, stanowisko, zakres obowiązków, forma zatrudnienia, planowane wynagrodzenie – wszystko to zwiększa wiarygodność promesy, zarówno w oczach instytucji, jak i samego kandydata.

‍

Czytaj także:

8 godzin to tylko jedna z opcji. Sprawdź, jaki system czasu pracy pasuje do Twojej firmy

HR Business Partner – jak efektywnie łączyć cele HR z celami biznesowymi

Lean management – jak usprawnić procesy i zredukować marnotrawstwo w firmie?