Zaświadczenie o zatrudnieniu to jeden z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w relacjach pracowniczych. Wydawane przez pracodawcę, potwierdza ono fakt zatrudnienia danej osoby, a także może zawierać informacje o zajmowanym stanowisku, wymiarze etatu oraz wysokości wynagrodzenia. Dokument ten bywa wymagany w wielu sytuacjach życiowych, między innymi przy ubieganiu się o kredyt, najmie mieszkania, składaniu wniosków o świadczenia socjalne czy podczas procedur urzędowych. W niniejszym tekście przybliżymy, czym dokładnie jest zaświadczenie o zatrudnieniu, w jakich sytuacjach się je stosuje oraz jakie elementy powinno zawierać.
Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu?
Zaświadczenie o zatrudnieniu to oficjalny dokument wystawiany przez pracodawcę na prośbę pracownika. Potwierdza ono fakt zatrudnienia danej osoby w konkretnej firmie, zawiera podstawowe informacje o umowie o pracę i często także o wynagrodzeniu.
To dokument, który nie jest regulowany odrębną ustawą, ale jego stosowanie opiera się na praktyce obrotu gospodarczego oraz przepisach Kodeksu pracy.
Najważniejsze cechy zaświadczenia o zatrudnieniu:
- jest wystawiane na wniosek pracownika,
- potwierdza aktualne zatrudnienie,
- może być potrzebne w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi (np. bankami, urzędami).
Kiedy potrzebne jest zaświadczenie o zatrudnieniu?
Zaświadczenie o zatrudnieniu może być wymagane w wielu sytuacjach życiowych i zawodowych. Do najczęstszych z nich należą:
- wnioskowanie o kredyt lub leasing – banki i instytucje finansowe chcą potwierdzić stabilność źródła dochodu,
- najmowanie mieszkania – właściciele mieszkań lub agencje nieruchomości często żądają potwierdzenia zatrudnienia,
- postępowania administracyjne – np. przy ubieganiu się o świadczenia socjalne lub wizę,
- przyjęcie na studia lub staż – w niektórych przypadkach uczelnie lub organizacje proszą o potwierdzenie zatrudnienia,
- inne procedury formalne – np. w sprawach sądowych lub rodzinnych.
Jak uzyskać zaświadczenie o zatrudnieniu?
Uzyskanie zaświadczenia o zatrudnieniu jest zazwyczaj prostym procesem. Pracownik powinien złożyć wniosek do swojego działu kadr lub bezpośredniego przełożonego.
Wskazówki praktyczne:
- Forma wniosku – wniosek może mieć formę pisemną lub elektroniczną zależnie od przyjętych w firmie procedur.
- Termin wydania – pracodawca powinien wystawić zaświadczenie niezwłocznie, zwykle w ciągu kilku dni roboczych.
- Koszt – wydanie zaświadczenia jest bezpłatne.
Warto też precyzyjnie określić cel, w jakim będzie wykorzystane zaświadczenie. Dzięki temu pracodawca może odpowiednio dobrać zakres informacji zawartych w dokumencie.
Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu?
Choć nie ma ustawowego wzoru zaświadczenia o zatrudnieniu, istnieją pewne standardowe elementy, które powinny się w nim znaleźć:
- dane pracodawcy (nazwa, adres, NIP),
- dane pracownika (imię, nazwisko, PESEL lub inny identyfikator),
- data rozpoczęcia zatrudnienia,
- rodzaj umowy o pracę (np. na czas nieokreślony, określony),
- stanowisko pracy,
- wymiar etatu (pełny etat, część etatu),
- informacja o wysokości wynagrodzenia (opcjonalnie, jeśli wymaga tego cel dokumentu),
- data wystawienia zaświadczenia,
- podpis osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy.
Zaświadczenie o zatrudnieniu a świadectwo pracy – różnice
Warto odróżnić zaświadczenie o zatrudnieniu od świadectwa pracy. To dwa różne dokumenty:
- Zaświadczenie o zatrudnieniu jest wystawiane na wniosek pracownika w trakcie trwania zatrudnienia.
- Świadectwo pracy jest wydawane obowiązkowo po zakończeniu stosunku pracy.
Zarówno dla pracowników, jak i dla działów HR przygotowywanie takich dokumentów to element codziennej praktyki, dlatego dobrze jest mieć gotowy wzór i procedurę obsługi wniosków o zaświadczenie o zatrudnieniu.
Czytaj także:
Cechy skutecznego lidera – co wyróżnia prawdziwego przywódcę?
Jak współpracować z różnymi typami klientów? Przewodnik dla sprzedawców i nie tylko
Konsjerż dla pracowników – zwiększenie efektywności i work-life balance
